Gün İçinde Ne Kadar Bölünüyorsunuz? 8 Soruluk Test

Aynı anda birden fazla işi yürütmek uzun süre bir yetenek sayıldı. Telefonla konuşurken e-posta yazmak, toplantıyı dinlerken mesaj yanıtlamak, yemek yaparken bir yandan iş konuşmak. Bugün bilinen şu ki zihin bu işleri gerçekten aynı anda yapmaz; aralarında hızla geçiş yapar ve her geçiş küçük bir maliyet üretir. Bu maliyet tek başına fark edilmez, ancak gün boyunca yüzlerce kez tekrarlandığında hem işin süresini uzatır hem de hata sayısını artırır.

Aşağıdaki sekiz soruluk test, gün içinde ne kadar bölündüğünüzü ve bu bölünmeyi nasıl yönettiğinizi görmenize yardımcı olmak için hazırlandı. Her soruda A için 1, B için 2, C için 3 puan alın; sonunda toplam puanınıza göre kısa bir değerlendirme bulacaksınız.

Sorulara cevap verirken tipik bir gününüzü düşünün. İş bölümünün doğadaki karşılığı da benzer bir mantık taşır: sırayla nöbet tutan mirketlerde gözcü yalnızca gözcülük yapar, diğerleri beslenir; herkesin aynı anda her işi yapmaya çalışmadığı bir düzen kurulur.

1. Bir işe başladığınızda ne kadar sürede bölünürsünüz?

• A) Birkaç dakika içinde, genellikle bildirimlerle.
• B) Yarım saat civarında.
• C) Planladığım bloğu genellikle tamamlarım.

2. Bildirimler nasıl ayarlı?

• A) Hepsi açık, anında geliyor.
• B) Bazılarını kapattım.
• C) Yalnızca acil olanlar açık, gerisi sessiz.

3. Toplantı ya da görüşme sırasında?

• A) Aynı anda başka işler de yaparım.
• B) Ara sıra telefona bakarım.
• C) Yalnızca görüşmeyle ilgilenirim.

4. Benzer işleri gruplandırıyor musunuz?

• A) Hayır, geldikçe yaparım.
• B) Bazen denk gelirse.
• C) E-posta, telefon gibi işleri belirli zamanlarda toplu yaparım.

5. Bölündükten sonra işe dönüş süreniz?

• A) Uzun sürer, çoğu zaman baştan başlarım.
• B) Biraz zaman alır.
• C) Nerede kaldığımı not ettiğim için hızlı dönerim.

6. Günün en zor işini ne zaman yaparsınız?

• A) Sıra gelirse, genellikle gün sonunda.
• B) Değişir.
• C) En verimli olduğum saatte, korumalı bir blokta.

7. Aynı anda kaç iş açık duruyor?

• A) Çok sayıda, hepsi yarım.
• B) Birkaç tane.
• C) Bir ya da iki; biri bitmeden diğerine geçmem.

8. Başkaları sizi böldüğünde?

• A) Hemen bırakır, yeni işe geçerim.
• B) Duruma göre değişir.
• C) Acil değilse belirli bir saate randevu veririm.

Puanınız 8-12 arasındaysa

Gününüz büyük ölçüde gelen uyarılarla yönetiliyor. Bu gruptaki en hızlı kazanç, bildirimleri kısmaktan gelir; çünkü bölünmelerin çoğu dışarıdan değil cihazlardan gelir. İkinci adım, günde bir tane korumalı blok oluşturmaktır: kırk beş dakika boyunca tek bir iş.

Bu bloğun kısa olması önemlidir. Uzun ve iddialı bloklar genellikle uygulanmaz; kısa ama gerçekten korunan bir blok, uzun ama sürekli bölünen bir çalışmadan çok daha fazla iş bitirir.

Puanınız 13-19 arasındaysa

Bölünmeyi bir ölçüde yönetiyorsunuz ama düzen tutarlı değil. Bu grupta en işe yarar değişiklik, benzer işleri gruplamaktır. E-posta, telefon ve kısa onay işlerini gün içinde belirli iki üç zamana toplamak, geçiş sayısını belirgin biçimde azaltır.

İkinci öneri, bir işi bırakırken nerede kaldığınızı tek satırla yazmaktır. Geri dönüş maliyetinin büyük kısmı, kaldığınız yeri yeniden bulmaktan doğar.

Puanınız 20-24 arasındaysa

Dikkatinizi koruyan bir düzeniniz var. Bu gruptaki risk, düzenin katılaşması ve çevredekiler için ulaşılmaz hale gelmektir. Korumalı bloklar kadar, ne zaman ulaşılabilir olduğunuzun da bilinmesi gerekir.

Bunu çözmenin yolu, erişilebilirlik saatlerini açıkça söylemektir. İnsanlar sizi hangi saatte bulabileceğini bildiğinde, aradaki bölünmeler kendiliğinden azalır. Böylece hem işiniz korunur hem de birlikte çalıştığınız kişiler beklemek zorunda kalmaz.